Algemene voorwaarden Polaris Legal B.V.
1. Algemeen
1.1 Alle opdrachten worden met terzijdestelling van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 BW uitsluitend aanvaard door Polaris Legal B.V., gevestigd te Middelburg (KvK nr. 95702237), hierna: ‘Polaris Legal’, of “de vennootschap”. Een lijst van de huidige directieleden van Polaris Legal wordt op verzoek toegezonden.
1.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op en maken deel uit van alle overeenkomsten, opdrachten (daaronder mede begrepen aanvullende, gewijzigde en vervolgopdrachten), offertes of andere rechtsbetrekkingen tussen Polaris Legal en de opdrachtgever, hierna: “cliënt”, alsmede alle (andere) werkzaamheden die het kantoor voor de cliënt uitvoert, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
1.3 Indien een beding in deze algemene voorwaarden nietig mocht zijn, dan wel vernietigd mocht worden, blijven de overige bedingen onverminderd van toepassing. Aan het nietige dan wel vernietigde beding komt alsdan een zoveel mogelijk overeenkomstige betekenis toe, waarop een beroep kan worden gedaan.
2. Relatie tussen Polaris Legal en de cliënt
2.1 De overeenkomst komt eerst tot stand, nadat de opdracht door Polaris Legal is aanvaard. Zowel Polaris Legal als de cliënt zijn gerechtigd de overeenkomst tussentijds te beëindigen.
2.2 Polaris Legal zal zich inspannen de overeenkomst met de cliënt met de vereiste zorgvuldigheid en deskundigheid uit te voeren. Polaris Legal staat evenwel niet in voor het bereiken van het door de cliënt beoogde resultaat. De uitvoering van de overeenkomst geschiedt uitsluitend ten behoeve van de cliënt. Polaris Legal en de cliënt hebben steeds het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen.
2.3 De uitvoering van de overeenkomst geschiedt uitsluitend ten behoeve van de cliënt. Derden kunnen aan de voor de cliënt verrichte werkzaamheden geen rechten ontlenen. De cliënt vrijwaart Polaris Legal tegen alle aanspraken van derden, daaronder begrepen de redelijke kosten van verweer;
2.4 De cliënt is gehouden alle feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de correcte uitvoering van de overeenkomst, alsmede alle door Polaris Legal verlangde gegevens en informatie, te verstrekken aan de vennootschap. De cliënt staat in voor de juistheid en volledigheid van alle aan Polaris Legal verstrekte gegevens en informatie.
2.5 De cliënt wordt geacht de opdracht aan door Polaris Legal te zijnen behoeve ingeschakelde derden, te hebben gegeven, zulks onverminderd de gedragsregels van de beroepsorganisatie. Polaris Legal is gemachtigd bij de inschakeling van derden namens de cliënt een beperking van aansprakelijkheid te aanvaarden. Polaris Legal is niet aansprakelijk voor fouten en/of tekortkomingen van ingeschakelde derden.
2.6 Indien twee of meer personen tezamen een opdracht aan Polaris Legal hebben verstrekt, zijn zij ieder hoofdelijk jegens het kantoor verbonden de verplichtingen uit de overeenkomst na te komen.
3. Aansprakelijkheid van Polaris Legal
3.1 Iedere aansprakelijkheid van Polaris Legal is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval uit hoofde van de door het kantoor gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico volgens de desbetreffende polis.
3.2 Indien en voor zover om welke reden dan ook geen uitkering krachtens de door Polaris Legal gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering mocht plaatsvinden, is iedere aansprakelijkheid van de vennootschap beperkt tot het door de cliënt in de desbetreffende zaak betaalde honorarium, met een maximum van € 15.000,–. Iedere verdergaande aansprakelijkheid is uitgesloten.
3.3 Polaris Legal aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele schade van de cliënt en/of derden ten gevolge van het niet aanvangen, staken/tussentijds beëindigen of het opschorten van haar werkzaamheden (artikel 3 sub a en 5 sub d).
3.4 Polaris Legal is niet aansprakelijk voor het niet deugdelijk functioneren van door de vennootschap bij de uitvoering van de overeenkomst gebruikte apparatuur, software, gegevensbestanden, registers of andere zaken, geen uitgezonderd, alsmede voor schade door computervirussen en door het onderscheppen van audio- en/of datatransmissies van telefoon, fax of e-mail.
3.5 De in deze bepaling omschreven aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet in geval van opzet of grove schuld van de vennootschap.
3.6 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden jegens Polaris Legal, uit welken hoofde ook, vervallen na verloop van 12 maanden na het moment waarop de betrokkene bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten of bevoegdheden.
3.7 Beperkingen van aansprakelijkheid ten gunste van Polaris Legal strekken ook ten gunste van de directieleden van Polaris Legal, werknemers en niet-ondergeschikte vertegenwoordigers en hulppersonen van Polaris Legal.
4. Declaratie
4.1 Voor de uitvoering van de overeenkomst is de cliënt het honorarium, vermeerderd met verschotten en omzetbelasting aan Polaris Legal verschuldigd. Het op de overeenkomst van toepassing zijnde uurtarief is met de cliënt overeengekomen en kan door de vennootschap jaarlijks worden aangepast.
4.2 Polaris Legal is steeds gerechtigd van de cliënt betaling van een voorschot te verlangen. Een ontvangen voorschot wordt uiterlijk met de einddeclaratie verrekend.
4.3 Indien de cliënt verschotten verschuldigd is, verstrekt Polaris Legal de verschotnota’s die zij van derden ontvangt op eerste verzoek aan de cliënt. Tevens is de vennootschap gerechtigd de verschotten bij wijze van voorschot bij de cliënt in rekening te brengen;
4.4 Indien de cliënt het niet eens is met (de hoogte van) de declaratie, heeft de cliënt tot 14 dagen na factuurdatum het recht (de hoogte van) de declaratie te betwisten. Na deze termijn komt dit recht te vervallen. Betwisting dient schriftelijk te geschieden.
4.5 Polaris Legal heeft het recht hetgeen zij voorwaardelijk en/of redelijkerwijs voorzienbaar van de cliënt te vorderen heeft en/of zal hebben te verrekenen met hetgeen zij aan de cliënt en/of verschuldigd is en/of redelijkerwijs zal worden. Voor het doel van deze bepaling wordt onder de cliënt mede begrepen groepsmaatschappijen en/of meerderheidsdeelnemingen van de cliënt.
5. Betaling
5.1 Betaling van de declaraties dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, of zoveel eerder als is overeengekomen, zonder dat de cliënt gerechtigd is enige opschorting, korting, inhouding of verrekening toe te passen. Voor voorschotdeclaraties kan een kortere betaaltermijn gelden.
5.2 Verschotnota’s dient de cliënt altijd direct na ontvangst, doch uiterlijk op een door het kantoor te vermelden datum aan het kantoor te voldoen.
5.3 Bij overschrijding van de betaaltermijn van de (voorschot)declaraties en/of de verschotnota’s, is de cliënt van rechtswege in verzuim en is de cliënt aan Polaris Legal een vertragingsrente van 1% van het openstaande saldo per maand verschuldigd.
5.4 Wanneer betaling van de (voorschot)declaraties en/of de verschotnota’s niet, of niet volledig binnen de betaaltermijn is voldaan, is Polaris Legal gerechtigd, na voorafgaande mededeling aan de cliënt, haar werkzaamheden voor de cliënt niet aan te vangen, te staken, dan wel op te schorten, zelfs indien dit voor de cliënt leidt tot het verstrijken van fatale termijnen. Een en ander laat onverlet de gehoudenheid van de cliënt tot betaling over te gaan van de op dat moment openstaande (voorschot)declaraties en verschotnota’s en de nog door Polaris Legal aan de cliënt in rekening te brengen werkzaamheden en verschotten.
5.5 Indien Polaris Legal invorderingsmaatregelen treft tegen de cliënt die in verzuim is, komen naast de hoofdsom en de vertragingsrente, alle werkelijke door de vennootschap gemaakte buitengerechtelijke en gerechtelijke invorderingskosten, met een minimum van 15% van het openstaande saldo, ten laste van de cliënt.
6. Privacy
6.1 Polaris Legal verwerkt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst persoonsgegevens overeenkomstig het privacy statement van de vennootschap. Het privacy statement van Polaris Legal is te raadplegen via de website van de vennootschap: https://polarislegal.nl en wordt tevens op verzoek kosteloos aan de cliënt toegezonden.
7. Overige bepalingen
7.1 De cliënt verleent Polaris Legal door het aangaan van een overeenkomst met de vennootschap toestemming voor automatische bewerking van door de vennootschap verzamelde en te verzamelen persoonsgegevens. De cliënt verleent toestemming tot contractsoverneming.
7.2 De huidige en toekomstige rechten van intellectuele of industriële eigendom verband houdende met de uitvoering van de overeenkomst berusten uitsluitend bij Polaris Legal, respectievelijk komen alleen Polaris Legal toe. Het is de cliënt niet toegestaan enige aanduiding omtrent auteursrechten, merken, handelsnamen/of andere rechten van intellectuele of industriële eigendom te verwijderen en/of te wijzigen, daaronder begrepen aanduidingen omtrent het vertrouwelijk karakter en geheimhouding.
7.3 Polaris Legal komt geen beroep toe op deze algemene voorwaarden voor zover dat (geheel of gedeeltelijk) niet is toegestaan door de beroepsorganisatie waarbij zij is aangesloten, te weten de Nederlandse Orde van Advocaten (NOvA). Indien één of meer bepalingen uit de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet afdwingbaar zullen blijken, worden zij hierbij voor alsdan vervangen door bepalingen waarvoor dit niet geldt en die zoveel mogelijk hetzelfde regelen als de ongeldige of niet afdwingbare bepaling. Voor zover dit noodzakelijk mocht zijn, zullen partijen
te goeder trouw nader overleg voeren over de precieze bewoordingen van deze in de plaats getreden bepalingen.
8. Toepasselijk recht, klachtenregeling en bevoegde rechter
8.1 Op de rechtsverhouding tussen Polaris Legal en de cliënt is Nederlands recht van toepassing.
8.2 Op de rechtsverhouding tussen Polaris Legal en de cliënt is een kantoorklachtenregeling van toepassing. Indien de cliënt een klacht met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst heeft, is de cliënt verplicht de kantoorklachtenregeling te volgen. De kantoorklachtenregeling is te raadplegen via de website van Polaris Legal: https://polarislegal.nl en wordt tevens op verzoek kosteloos aan de cliënt toegezonden.
8.3 Alle geschillen naar aanleiding van de uitvoering van de dienstverlening van Polaris Legal die niet overeenkomstig de kantoorklachtenregeling kunnen worden opgelost, worden uitsluitend beslecht door de Rechtbank Zeeland-West-Brabant, locatie Breda.
Middelburg, 1 januari 2025